Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Của Thương Nhân Nước Ngoài Tại Việt Nam

1. Thương nhân nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Việt Nam?

Điều 16 Luật Thương mại 2005 quy định về thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam như sau:

- Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.

- Thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam; thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.

- Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện, chi nhánh của mình tại Việt Nam.

- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thương nhân nước ngoài thành lập tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên thì được coi là thương nhân Việt Nam.

2. Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định pháp luật của Việt Nam, nhằm thực hiện các hoạt động liên lạc với khách hàng, tìm hiểu thị trường và xúc tiến thương mại mà Việt Nam cho phép. Một thương nhân nước ngoài có thể mở nhiều hơn một văn phòng đại diện ở lãnh thổ Việt Nam, tuy nhiên, mỗi văn phòng chỉ được mở tại một tỉnh/thành phố.

3. Sự khác biệt giữa mô hình Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài với các mô hình khác.

3.1 Khác biệt giữa VPĐD của thương nhân nước ngoài với mô hình chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Sự khác biệt cơ bản nhất là khả năng tạo ra lợi nhuận trực tiếp, cụ thể là: VPĐD không được phép trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lời, và hoạt động của VPĐD bị giới hạn ở việc nghiên cứu thị trường và thực hiện các hoạt động không phát sinh lợi nhuận khác. Do đó, VPĐD không được trực tiếp ký kết hợp đồng với các công ty khác trừ khi được ủy quyền bằng văn bản. Chi nhánh có thể thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và hoạt động thương mại khác theo giấy phép thành lập, do đó chi nhánh có thể tham gia ký kết hợp đồng với các công ty khác và được phép chuyển lợi nhuận ra nước ngoài.

3.2 Khác biệt giữa VPĐD của thương nhân nước ngoài với mô hình công ty con của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

* Văn phòng đại diện: 

- là một đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, do đó mọi hoạt động của VPĐD đều chịu sự quản lý, giám sát của thương nhân nước ngoài;

- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không thể trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lời, và hoạt động của VPĐD bị giới hạn ở việc nghiên cứu thị trường và thực hiện các hoạt động không phát sinh lợi nhuận khác;

- Thời hạn hoạt động chỉ trong vòng 5 năm kể từ ngày được cấp giấy phép và có thể gia hạn;

- Thủ tục mở VPĐD dễ dàng, yêu cầu ít giấy tờ và thời gian giải quyết nhanh hơn.

* Công ty con:

- Công ty con của thương nhân nước ngoài là một pháp nhân được sở hữu bởi thương nhân nước ngoài;

- Công ty con được thành lập tại Việt Nam, được xem là một doanh nghiệp Việt Nam và có các quyền và nghĩa vụ riêng để thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam (bao gồm việc phát hành hóa đơn);

- Có thời hạn hoạt động trong vòng 50 năm kể từ ngày được cấp giấy phép và có thể gia hạn;

- Thủ tục mở công ty con yêu cầu nhiều giấy tờ phức tạp hơn và có thời gian giải quyết lâu hơn.

4. Thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

4.1 Căn cứ pháp lý:

Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động it nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại điện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (gọi chung là Bộ trưởng bộ quản lý chuyên ngành).

4.2 Hồ sơ:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại điện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại điện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài; (1)
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện; (2)
• Bản sao Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất; (3)
• Bản sao hộ chiếu hoặc CMND hoặc CCCD (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện; (4)
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt văn phòng gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
• (1), (2), (3), (4) phải được dịch ra tiếng Việt hoặc chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam;
• (1) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của Pháp luật.

4.3 Thủ tục:

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc bổ sung chỉ được thực hiện 1 lần trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Trừ trường hợp quy định tại K4 DD11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không.

Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu lý do.

Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. 

Bước 5: Trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.